К 2020 году в России планируется переход на электронные трудовые книжки

Полный переход на электронный документооборот в России пока остается в отдаленных перспективах.  На сегодняшний день решен лишь один из важных вопросов — разработана программа для постепенной замены трудовых книжек электронным вариантом. Такая задача была поставлена с целью максимального сокращения «бумажного производства» и создания единой базы, в которой будет фиксироваться вся информация, касающаяся трудовой деятельности каждого гражданина. Для получения электронных трудовых книжек в 2018 году еще не выполнены многочисленные условия. В связи с этим до введения в действие нового указа будут функционировать общепринятые бумажные варианты.

История трудовой книжки и нововведения

Несмотря на запланированные изменения в кадровом деле, до настоящего момента подтвердить свой стаж и специальность при поступлении на работу можно было только с помощью официально оформленного документа. Такая книжка оформляется по строго установленному образцу, заверяется подписями и печатями. В связи с этим утеря или неправильное заполнение, наличие ошибок могут стать причиной для неучета части стажа и изменениях при выходе на пенсию.

В качестве специфических знаков отличия, подтверждающих достоверность документа, сегодня используют голографические наклейки. Законодательно их применение не является обязательным, но во многих кадровых отделах такой способ защиты практикуется с целью предупреждения подделки бланков.  Переход на электронные трудовые книжки в РФ упростит работу кадровиков и поможет работодателю установить достоверность информации и любых сведений о сотруднике. Это также поможет людям, предпочитающим работать удаленно, поскольку общая база будет доступна в любой точке России.

Какие плюсы и минусы имеет трудовая книжка, сохраненная в электронном виде

Достоинства указанного варианта очевидны:

Если сегодня утеря трудовой может стать серьезным препятствием при оформлении на новую должность или выходе на пенсию, то в общем реестре будут сохранены все необходимые данные.
При обращении в финансовые или иные государственные организации за услугами у граждан не будет необходимости делать копии документа и предъявлять его специалисту.
Со стороны крупных работодателей будут сокращены расходы на содержание кадрового аппарата.

При всех указанных плюсах электронные трудовые книжки в России вызвали протест среди деятелей профсоюза. Острым остается вопрос о приобретении цифровой подписи за счет работника.  Кроме того, для полного отказа от бумажного варианта необходимо повсеместно установить новое программное обеспечение, а также ввести дополнительную отчетность. На решение этих и других текущих вопросов правительство выделило 2 года.

Как будет выполняться поэтапный переход на электронные трудовые книжки в России

В настоящий момент данные в документ вносятся при поступлении на работу и увольнении, но с введением новой формы отчетности работодатель будет обязан вносить новую информацию о каждом сотруднике в общую базу ежемесячно. Храниться она будет в электронном реестре Пенсионного Фонда России.

При заключении нового трудового договора информация будет поступать в базу Роструда. Все государственные и частные компании закон обяжет предоставлять открытую информацию о сотрудниках инспекторам ГИТ. Также будет разработана система удаленной проверки данных.

Точная дата, когда введут электронные трудовые книжки, пока неизвестна. По данным ПФР в настоящий момент в электронной базе собрано и систематизировано около 80 процентов необходимой информации. Кроме указанного цифрового документооборота планируется перевести оформление в электронном виде следующих документов:

Трудовых договоров.
Отпусков и командировок.
Документов по учету рабочего времени.
Выдачу допусков к работе и нарядов.

К моменту перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году гражданам будет доступна полная информация о заработной плате и ее частях за каждый период трудовой деятельности, что позволит сориентироваться при оформлении пенсии.

Как будет выглядеть электронный вариант и какие данные внесут в трудовые книжки нового образца

Цифровой формат документа будет содержать те же данные, что и привычный вариант, но с внесением дополнительных пунктов. Внешний вид документа будет во многом аналогичен электронной декларации, подаваемой гражданами в налоговую инспекцию. В него внесут такую информацию: личные данные и юридически заверенные сведения о специальности, стаже, месте службы. Заверяться они будут ЭЦП, а для безопасного хранения будут выделены сертифицированные сервера, относящиеся к правительственным структурам. Возможность оперативного заполнения, простота корректировки ошибок и свободный доступ к информации для работодателя являются положительными аргументами для введения нового формата трудовой книжки.